Tipps für Veranstalter*innen
Wichtige Hinweise & Checkliste für Veranstalter*innen und
Konkretisierungen/Erläuterungen der Allgemeinen Anmelde- & Teilnahmebedingungen
>> Dokument zum Download (PDF)
Liebe Veranstalterinnen & Veranstalter,
die Menschen in der Neckarstadt und das Publikum freuen sich auf die LICHTMEILE 2026!
Die LICHTMEILE lebt von euch - Ihr seid die LICHTMEILE. Ihr seid es, die die Neckarstadt an drei Oktobertagen zum Leuchten bringt — mit eurer Musik, eurer Kunst, euren Geschichten, euren Räumen. Seit über zwei Jahrzehnten ist dieses Festival das, was es ist, weil Menschen wie ihr sich engagieren, Türen öffnen und die Nachbarschaft einladen.
Damit das auch 2026 wieder großartig wird, haben wir für euch die wichtigsten rechtlichen Punkte
und praktischen Hinweise zusammengestellt. Klingt erstmal nach viel — ist es aber nicht. Vieles
davon macht ihr schon so, und für den Rest stehen wir mit Rat und Tat zur Seite.
Ihr seid nicht allein damit. Das Orga-Team und erfahrene Veranstalter*innen helfen euch gerne —
schreibt uns einfach an
Vorbereitungstreffen des Kreativnetzwerks (Termine gibt's im Newsletter).
💡 Lampenverleih: Das Quartiermanagement und das Kreativnetzwerk verleihen kurz vor der LICHTMEILE, damit ihr eure Veranstaltungsorte sichtbar illuminieren könnt.
Abholung: Altes Volksbad/Geschichtswerkstatt, Mittelstraße 42 – großes Tor Termine und Details kommen per Newsletter.
Euer LICHTMEILE Orga-Team
Michael & Ralf fürs Kreativnetzwerk Neckarstadt-West
Jenny & Rebekka fürs Quartiermanagement Neckarstadt-West
1 BRANDSCHUTZ
Sicherheit zuerst — und das ist einfacher als es klingt. Bei den meisten LICHTMEILE-Veranstaltungen reichen ein paar klare Grundregeln:
→ Fluchtwege freihalten: Ein- und Ausgänge dürfen nicht durch Bestuhlung, Tische oder andere Aufbauten eingeengt werden. Notausgang bleibt Notausgang.
→ Keine Überfüllung: Behaltet den Überblick über eure Raumkapazität. Im Zweifel: lieber draußen warten lassen.
→ Feuerlöscher bei Speisenzubereitung: Wo Essen zubereitet wird, muss mindestens ein Feuerlöscher nach DIN EN 3 (Brandklassen A-B-C, mind. 13A/89B/C, z.B. 6 kg Pulver) sichtbar und griffbereit stehen. Weist auch eure Helfer*innen ein.
2 ALKOHOL AUSSCHENKEN
Ihr wollt Getränke anbieten? Super — auch nicht-alkoholisch macht das die Stimmung. Unser
Wunsch: Getränkeabgabe sollte immer mit einem künstlerischen oder kulturellen Beitrag
verbunden sein — die LICHTMEILE ist kein reines Ausschankfestival, sondern lebt vom Programm.
Wenn ihr Alkohol gegen Entgelt in nicht-konzessionierten Bereichen verkaufen möchtet, braucht
ihr eine Gestattung nach § 12 GastG.
Antrag senden an:
Frist: mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung
Tipp: Die Person, die den Veranstaltungsantrag stellt, darf nicht dieselbe sein, die den
Gestattungsantrag stellt.
3 VERANSTALTUNGEN IM ÖFFENTLICHEN RAUM
Ihr wollt auf den Gehweg, in den Innenhof oder auf den Platz? Das ist machbar — aber braucht
vorab eine kurze Abstimmung mit der Stadt.
Was ihr braucht
→ Sondernutzungserlaubnis: Antrag an die Verkehrsbehörde —
mit einem Plan des Ortes, der geplanten Aufbauten und dem Zeitraum.
→ Veranstaltungsanmeldung beim FB Sicherheit und Ordnung: Alles, was im öffentlichen Raum
stattfindet, muss dort angemeldet werden.
Wichtig: Gehwege niemals blockieren — immer mindestens 1,50 m frei lassen.
Gut zu wissen: Gemeinnützige Vereine zahlen beim FB31 keine Gebühren für die
Nutzung öffentlicher Flächen.
Vorlaufzeit: Mindestens 6–8 Wochen vor der Veranstaltung anmelden.
4 LEBENSMITTEL & HYGIENE
Kuchen, Suppen, Vesper — wunderbar. Bitte beachtet dabei:
Kennzeichnung
→ Bei nicht vorverpackten Lebensmitteln müsst ihr Zutaten mit allergenem Potenzial
kennzeichnen — z.B. "Vesperbrötchen (Weizen, Roggen, Sesam)". Das gilt für alles, was ihr
in Anwesenheit der Gäste zubereitet oder direkt verkauft.
→ Am einfachsten ist: euer Rezept auslegen oder kleinen Bilderrahmen dazu stellen.
Hygiene am Stand
→ Nicht verpackte Lebensmittel nur in abgedeckten Behältern transportieren
→ Rohware getrennt von fertigen Speisen lagern (auch bei der Kühlung)
→ Arbeitsflächen sauber, unbeschädigt und leicht zu reinigen
→ Zu garende Speisen vollständig durcherhitzen — warm verzehrte Speisen bis zur Abgabe
heiß halten
→ Verzehrfertige Speisen nicht mit bloßen Händen anfassen
→ Keine rohen Eianteile in nicht durcherhitzten Zubereitungen (Salmonellengefahr)
Persönliche Hygiene
→ Hände gründlich waschen: vor Arbeitsbeginn, vor jedem Arbeitsgang, nach jedem
Toilettenbesuch
→ Regelmäßig Handtücher wechseln oder Einwegtücher nutzen
→ Kein Schmuck an den Händen (Ringe, Uhr)
→ Kleine Wunden an Händen und Armen mit wasserundurchlässigem Pflaster abdecken
Bei Fragen zu Lebensmitteln:
5 LAUTSTÄRKE
Musik gehört dazu — und gute Nachbarschaft auch. Grundregel: Die LICHTMEILE lebt von offenen Türen und Fenstern. Ab 22 Uhr müssen Fenster und Türen geschlossen bleiben.
Erlaubte Pegel vor der nächsten Wohnbebauung
→ Tagsüber (06–22 Uhr): 60 dB(A)
→ Nachts (22–06 Uhr): 45 dB(A) — das entspricht Zimmerlautstärke
Tipp aus der Praxis: Wenn ihr wisst, dass es lauter wird, werft den Anwohnenden vorab ein kurzes Infoblatt ein und ladet sie ein. Beschwerden entstehen meist dann, wenn sich Menschen übergangen fühlen — nicht wenn Musik gespielt wird.
Gaststätten, die im Innenraum Sonderveranstaltungen durchführen, sind über die 12 erlaubten Veranstaltungen pro Jahr abgedeckt und brauchen dafür keine zusätzliche Erlaubnis.
6 FASSADENBELEUCHTUNG
Ihr wollt eure Fassade anstrahlen? Yeah, das macht die LICHTMEILE aus! Seit Februar 2023 gilt allerdings: Fassadenbeleuchtungen im Innen- und Außenbereich sind zwischen 22 und 06 Uhr untersagt (§ 21 Abs. 2 Naturschutzgesetz BW).
Eure Optionen
→ Einfachste Lösung: Um 22 Uhr abschalten. Fertig.
→ Ausnahme beantragen: beim Fachbereich Klima, Natur und Umwelt, Abteilung Naturschutz - ein Antrag gilt für das gesamte Wochenende, Gebühr: 99 €
Antrag Fassadenbeleuchtung senden an:
Download des Antragsformulars: lichtmeile.de
7 GEMA — MUSIK LEGAL NUTZEN
Ihr spielt Musik? Dann muss die Veranstaltung bei der GEMA angemeldet werden — egal ob Live-
Konzert, DJ-Set oder Hintergrundmusik. Klingt aufwendig, ist aber Routine.
So geht's
→ Vor der Veranstaltung: Online-Anmeldung über den GEMA-Tarifrechner auf gema.de. Plant
einen Puffer für die Gebühr ein - die genaue Abrechnung kommt erst nach dem Event.
→ Nach der Veranstaltung: Setlist einreichen und konkrete Daten (Ort, Datum, Besucherzahl) an
die GEMA melden. Je genauer die Angaben, desto fairer der Tarif.
→ Keine GEMA-pflichtige Musik gespielt? Auch dann anmelden und nachweisen - dann fallen
keine Gebühren an. Die Nachweispflicht liegt bei euch.
Wichtig: Wer nicht anmeldet und von der GEMA erwischt wird, zahlt das Doppelte.
Tipp: Prüft vorab, ob eure Veranstaltungsstätte einen eigenen GEMA-Vertrag hat - dann müsst ihr nichts weiter tun.
8 BARRIEREARMUT
Die LICHTMEILE soll für alle sein. Bitte gestaltet den Zugang zu euren Veranstaltungsorten so offen
wie möglich - barrierefrei oder zumindest barrierearm. Bei der Anmeldung eurer Veranstaltung
auf lichtmeile.de müsst ihr eine entsprechende Angabe machen, damit diese auf der Übersichtskarte
sichtbar gekennzeichnet wird.
9 WARUM SICH DIE ANMELDUNG LOHNT
Wir wissen, dass eine Anmeldung sich erstmal nach Aufwand anfühlt. Aber sie hat echte Vorteile
für euch - und die lohnen sich.
→ Ihr seid dem Ordnungsamt als teilnehmende Veranstaltung bekannt. Wer angemeldet ist, wird bei einer Kontrolle nicht als unbekannter Veranstalter behandelt, sondern als Teil der LICHTMEILE. Das schafft Klarheit und vermeidet unnötigen Ärger.
→ Euer Programm erscheint auf der Website und der gedruckten Karte. Tausende Menschen nutzen lichtmeile.de, um ihren Abend zu planen — wer nicht drauf ist, wird nicht gefunden.
→ Euer Engagement wird sichtbar. Die LICHTMEILE hat Aufmerksamkeit — Presse, Stadt, Nachbarschaft schauen hin. Angemeldete Veranstaltungen sind Teil dieses Bildes.
→ Ihr profitiert vom Wohlwollen der Stadt und der Nachbarschaft. Die LICHTMEILE ist ein anerkanntes und gefördertes Stadtteilfestival. Wer offiziell dabei ist, unterstützt die LICHTMEILE, hilft dabei ihre Zukunft zu sichern und macht auch zukünftige Zusammenarbeit leichter.
→ Ihr gehört dazu. Die Anmeldung ist keine Bürokratie - sie ist euer Bekenntnis zum
Gemeinschaftsprojekt. Und das spüren alle.
Anmeldung unter: lichtmeile.de
Print-Anmeldeschluss: Freitag, 25. September 2026
Web-Anmeldeschluss: Freitag, 9. Oktober 2026
10 ANMELDUNG & TEILNAHME-BEDINGUNGEN (ANB)
Die LICHTMEILE 2026 findet statt: Freitag, 16. bis Sonntag, 18. Oktober
Für alle Veranstaltungen: spätestes Programmende um 23:00 Uhr (einzige Ausnahme: die offizielle After-Show-Party)
Fristen & Anmeldung
→ Print-Anmeldeschluss: Freitag, 25. September 2026 - nur bis dahin angemeldete Veranstaltungen erscheinen auf der gedruckten Übersichtskarte.
→ Web-Anmeldeschluss: Freitag, 9. Oktober 2026 - Anmeldungen danach werden nur online berücksichtigt.
→ Anmeldung unter: lichtmeile.de
Was ihr mit der Anmeldung bestätigt
→ Ihr seid Veranstalter*in mit allen Rechten und Pflichten für euren Programmpunkt.
→ Freier Einlass: Alle LICHTMEILE-Veranstaltungen sind kostenfrei zugänglich.
→ Ihr tragt die Kosten für euren Programmpunkt selbst.
→ Teilnahme an einem Vorbereitungstreffen: Die Teilnahme an mindestens einem der monatlichen Vorbereitungstreffen des Kreativnetzwerks vor der Lichtmeile ist Pflicht. Termine gibt's im Newsletter und auf lichtmeile.de
→ Ihr kümmert euch selbst um alle notwendigen Genehmigungen (GEMA, Alkoholgestattung, Sondernutzungserlaubnis etc.) - ausgenommen: Anmeldungen für "Literatur an ungewöhnlichen Orten".
→ Ihr beachtet die gesetzlichen Regeln (Fluchtwege, Feuerlöscher, Lebensmittelhygiene u.ä.).
Literatur an ungewöhnlichen Orten: Für dieses Programm können sich Autor*innen und Schauspieler*innen bewerben. Die Aufnahme erfolgt durch Kuration — eine Freischaltung ist nicht garantiert. Trotzdem ganz normal auf lichtmeile.de anmelden.
Was wir für die Anmeldung brauchen, bevor wir bestätigen können
→ Eine*n Ansprechpartner*in - für uns für eure LICHTMEILE-Veranstaltung (Klarname, eMail)
→ Eure Bestätigung der Kenntnisnahme dieses Leitfadens, einfach auf der letzten Seite unten ausfüllen und an uns zurück eMailen oder beim Treffen abgeben oder per Post ans Quartiermanagement schicken.
Stand: 1. Mai 2026 - Änderungen/Ergänzungen vorbehalten
CHECKLISTE: WAS MUSS ICH KLÄREN?
Geht diese Liste durch und hakt ab, was für eure Veranstaltung relevant ist. Ihr braucht nicht alles
- nur was zu euch passt.
Genehmigungspflichtig?
□ Alkoholverkauf gegen Entgelt → Gestattung §12 GastG
□ Veranstaltung im öffentlichen Raum → Sondernutzungserlaubnis + Anmeldung FB31
□ Fassadenbeleuchtung nach 22 Uhr → Ausnahmeantrag Naturschutz
□ GEMA-pflichtige Musik → Anmeldung bei der GEMA
Zu beachten!
□ Flucht- und Rettungswege freihalten
□ Feuerlöscher bei Speisenzubereitung vorhanden
□ Lebensmittelkennzeichnung (Allergene)
□ Lautstärke bis 22 Uhr: max. 60 dB(A) / ab 22 Uhr: 45 dB(A) + Fenster schließen
□ Veranstaltung auf lichtmeile.de angemeldet
□ Barrierefreier / barrierearmer Zugang angegeben
□ Programmänderungen zeitnah auf lichtmeile.de aktualisieren
□ Kenntnisnahme dieses Leitfadens bestätigt und Formular zurückgeschickt
>> Dokument zum Download (PDF)
KONTAKTE & HILFE
Ihr habt Fragen, braucht Unterstützung oder seid einfach unsicher? Meldet euch - wir helfen gern:
Lichtmeile-Orga
Quartiermanagement Neckarstadt-West
Jennifer Pohl |
Veranstaltungsanmeldung FB 31 – Sicherheit und Ordnung
Alkohol & Lebensmittel
Sondernutzung öffentlicher Raum
Fassadenbeleuchtung Naturschutz
GEMA
gema.de